Modèle de lettre d'annulation de stage

Lorsque vous avez un empêchement et que vous ne pouvez pas effectuer un stage, il est important d’en informer l’entreprise ou l’organisme d’accueil dans les plus brefs délais. La lettre d’annulation de stage est un document officiel qui permet de formaliser votre demande.

Cette lettre doit être rédigée avec soin et doit comporter certaines informations essentielles, telles que vos coordonnées, le nom de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil, la période de stage concernée et le motif de votre annulation. Il est également important d’être poli et courtois dans votre demande.

Dans la suite de cet article, nous allons vous fournir un modèle de lettre d’annulation de stage que vous pourrez utiliser pour rédiger votre propre lettre. Nous vous donnerons également quelques conseils pour rédiger une lettre efficace et vous indiquerons les étapes à suivre pour envoyer votre lettre.

modele lettre annulation stage

Voici 10 points importants à prendre en compte lors de la rédaction d’une lettre d’annulation de stage :

Coordonnée exacte
Nom de l’entreprise
Période du stage
Motif précis
Politesse et courtoisie
Langue formelle
Signature obligatoire
Envoyer à temps
Preuves si possible
Garder une copie

En suivant ces conseils, vous pouvez rédigez une lettre d’annulation de stage efficace qui sera professionnelle et bien reçue.

Coordonnée exacte

Lorsque vous rédigez une lettre d’annulation de stage, il est important d’inclure vos coordonnées exactes afin que l’entreprise ou l’organisme d’accueil puisse vous contacter si nécessaire. Ces coordonnées doivent inclure votre nom complet, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Il est également important de vous assurer que vos coordonnées sont à jour et correctes. Si vous avez récemment déménagé ou changé de numéro de téléphone, veillez à mettre à jour vos informations avant d’envoyer votre lettre.

Voici un exemple de coordonnées exactes :

Nom : Dupont Jean
Adresse : 123, rue des Champs-Élysées
Ville : Paris
Code postal : 75008
Téléphone : 01 23 45 67 89
E-mail : jean.dupont@exemple.com

En incluant vos coordonnées exactes dans votre lettre d’annulation de stage, vous vous assurez que l’entreprise ou l’organisme d’accueil pourra vous contacter facilement s’il a des questions ou des préoccupations.

Outre vos coordonnées personnelles, vous devez également inclure les coordonnées de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil dans votre lettre. Ces coordonnées doivent inclure le nom de l’entreprise ou de l’organisme, l’adresse postale et le numéro de téléphone.

Nom de l’entreprise

Lorsque vous rédigez une lettre d’annulation de stage, il est important d’inclure le nom exact de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil. Cela permettra à l’entreprise ou à l’organisme d’identifier facilement votre demande et de prendre les mesures appropriées.

Nom complet de l’entreprise ou de l’organisme :

Indiquez le nom complet de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil, tel qu’il figure sur votre contrat de stage ou sur le site web de l’entreprise.

Nom du service ou du département :

Si vous avez été affecté à un service ou à un département particulier au sein de l’entreprise ou de l’organisme, indiquez son nom dans votre lettre.

Nom du responsable de stage :

Si vous avez été en contact avec un responsable de stage spécifique au sein de l’entreprise ou de l’organisme, indiquez son nom dans votre lettre.

Adresse postale de l’entreprise ou de l’organisme :

Indiquez l’adresse postale complète de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil, telle qu’elle figure sur votre contrat de stage ou sur le site web de l’entreprise.

En incluant le nom exact de l’entreprise ou de l’organisme d’accueil dans votre lettre d’annulation de stage, vous vous assurez que votre demande sera traitée efficacement.

Période du stage

Lorsque vous rédigez une lettre d’annulation de stage, il est important d’indiquer la période du stage que vous annulez. Cela aidera l’entreprise ou l’organisme d’accueil à comprendre la durée de votre absence et à prendre les dispositions nécessaires.

Dates de début et de fin du stage :

Indiquez les dates de début et de fin de votre stage, telles qu’elles figurent sur votre contrat de stage.

Nombre de jours ou de semaines de stage :

Indiquez le nombre total de jours ou de semaines que vous deviezeffectuer pendant votre stage.

Horaires de stage :

Si vous aviez des horaires de stage particuliers, indiquez-les dans votre lettre.

Période de préavis :

Indiquez la période de préavis que vous avez respectée avant d’annuler votre stage. Il est généralement conseillé de donner un préavis d’au moins deux semaines.

En incluant des informations détaillées sur la période du stage dans votre lettre d’annulation de stage, vous permettez à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil de comprendre pleinement votre situation et de prendre les mesures appropriées.

Motif précis

Lorsque vous rédigez une lettre d’疳 de stage, il est important d’indiquer le motif précis de votre annulation. Cela aidera l’entreprise ou l’organisme d’瑤 comprendre les raisons de votre absence et à prendre les mesures appropriées.

Voici quelques exemples de motifs précis :

Raisons médicales : Si vous ne pouvez pas effectuer votre stage pour des raisons médicales, vous devez fournir un certificat médical à l’appui de votre demande.
Raisons familiales : Si vous ne pouvez pas effectuer votre stage pour des raisons familiales, vous devez fournir des documents justificatifs, tels qu’un certificat de décès ou une attestation de garde d’enfant.
Raisons professionnelles : Si vous ne pouvez pas effectuer votre stage pour des raisons professionnelles, vous devez fournir une lettre de votre employeur confirmant votre nouvelle affectation.
Autres raisons : Si vous ne pouvez pas effectuer votre stage pour d’autres raisons, vous devez fournir une explication claire et concise dans votre lettre.

Il est important d’être honnête et précis lorsque vous indiquez le motif de votre annulation. Cela permettra à l’entreprise ou à l’organisme d’瑤 de comprendre votre situation et de prendre les mesures appropriées.

Outre le motif précis de votre annulation, vous pouvez également indiquer dans votre lettre si vous souhaitez reporter votre stage à une date ultérieure. Cela peut être une option si vous ne pouvez pas effectuer votre stage à la date initialement prévue, mais que vous souhaitez toujours le faire.

Politesse et courtoisie

Lors de la rédaction d’une lettre d’annulation de stage, il est important de faire preuve de politesse et de courtoisie. Cela montrera à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil que vous êtes professionnel et que vous respectez leur temps et leurs efforts.

Utilisez un langage formel :

Utilisez un langage formel et respectueux dans votre lettre. Évitez d’utiliser des abréviations, des argots ou un langage familier.

Soyez poli et courtois :

Soyez poli et courtois dans votre ton. Remerciez l’entreprise ou l’organisme d’accueil pour l’opportunité de stage et exprimez vos regrets de ne pas pouvoir l’effectuer.

Excusez-vous pour tout désagrément :

Excusez-vous pour tout désagrément que votre annulation peut causer à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil.

Proposez votre aide :

Si possible, proposez votre aide à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil pour trouver un remplaçant ou pour effectuer d’autres tâches.

En faisant preuve de politesse et de courtoisie dans votre lettre d’annulation de stage, vous laisserez une impression positive à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil. Cela peut être bénéfique pour votre future carrière.

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Envoyer à temps

Il est important d’envoyer votre lettre d’annulation de stage à temps pour qu’elle soit reçue par l’entreprise ou l’organisme d’accueil dans les plus brefs délais.

Le délai d’envoi de votre lettre varie en fonction de la durée de votre stage. En général, il est recommandé d’envoyer votre lettre au moins deux semaines avant la date de début de votre stage.

Si vous devez annuler votre stage à la dernière minute, vous devez en informer l’entreprise ou l’organisme d’accueil dès que possible.

Vous pouvez envoyer votre lettre d’annulation de stage par courrier postal, par courriel ou par fax. Si vous envoyez votre lettre par courrier postal, assurez-vous d’utiliser un service de suivi afin de pouvoir suivre l’acheminement de votre lettre.

En envoyant votre lettre d’annulation de stage à temps, vous donnez à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil le temps nécessaire pour prendre les dispositions nécessaires et trouver un remplaçant.

Preuves si possible

Si vous annulez votre stage pour des raisons médicales ou familiales, il est recommandé de fournir des documents justificatifs à l’appui de votre demande.

Certificat médical :

Si vous annulez votre stage pour des raisons médicales, vous devez fournir un certificat médical à l’appui de votre demande. Ce certificat doit être établi par un médecin et doit indiquer la nature de votre maladie ou de votre blessure, ainsi que la durée de votre indisponibilité.

Certificat de décès :

Si vous annulez votre stage pour des raisons familiales en raison d’un décès, vous devez fournir un certificat de décès à l’appui de votre demande.

Attestation de garde d’enfant :

Si vous annulez votre stage pour des raisons familiales en raison de la garde d’un enfant, vous devez fournir une attestation de garde d’enfant à l’appui de votre demande. Cette attestation doit être établie par la personne ou l’organisme qui garde votre enfant, et doit indiquer les dates et les heures de garde.

Autres documents justificatifs :

Si vous annulez votre stage pour d’autres raisons, vous pouvez fournir tout autre document justificatif à l’appui de votre demande. Par exemple, si vous annulez votre stage pour des raisons professionnelles, vous pouvez fournir une lettre de votre employeur confirmant votre nouvelle affectation.

En fournissant des documents justificatifs à l’appui de votre demande d’annulation de stage, vous montrez à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil que vous êtes sérieux dans votre démarche et que vous avez des raisons légitimes d’annuler votre stage.

Garder une copie

Une fois que vous avez envoyé votre lettre d’annulation de stage, il est important de conserver une copie pour vos archives. Cela vous permettra de prouver que vous avez bien notifié l’entreprise ou l’organisme d’accueil de votre annulation.

Vous pouvez conserver une copie de votre lettre d’annulation de stage de différentes manières :

Imprimez une copie de votre lettre et conservez-la dans un endroit sûr.
Enregistrez une copie de votre lettre sur votre ordinateur ou sur un service de stockage en ligne.
Envoyez-vous une copie de votre lettre par courriel.

En conservant une copie de votre lettre d’annulation de stage, vous vous protégez en cas de litige avec l’entreprise ou l’organisme d’accueil.

Outre une copie de votre lettre d’annulation de stage, il est également recommandé de conserver une copie de tous les documents justificatifs que vous avez fournis à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil. Cela peut inclure un certificat médical, un certificat de décès ou une attestation de garde d’enfant.

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Tips

Voici quelques conseils pour rédiger une lettre d’annulation de stage :

Soyez concis et clair : Votre lettre doit être concise et claire. Indiquez clairement le motif de votre annulation et les dates de votre stage.

Soyez poli et courtois : Utilisez un langage poli et courtois dans votre lettre. Remerciez l’entreprise ou l’organisme d’accueil pour l’opportunité de stage et exprimez vos regrets de ne pas pouvoir l’effectuer.

Fournissez des documents justificatifs si possible : Si vous annulez votre stage pour des raisons médicales ou familiales, fournissez des documents justificatifs à l’appui de votre demande.

Envoyez votre lettre à temps : Envoyez votre lettre d’annulation de stage à temps pour qu’elle soit reçue par l’entreprise ou l’organisme d’accueil dans les plus brefs délais.

En suivant ces conseils, vous pouvez rédiger une lettre d’annulation de stage professionnelle et efficace.

Une fois que vous avez rédigé et envoyé votre lettre d’annulation de stage, il est important de garder une copie pour vos archives. Cela vous permettra de prouver que vous avez bien notifié l’entreprise ou l’organisme d’accueil de votre annulation.

Conclusion

En rédigeant une lettre d’annulation de stage professionnelle et efficace, vous pouvez montrer à l’entreprise ou à l’organisme d’accueil que vous êtes sérieux dans votre démarche et que vous respectez leur temps et leurs efforts.

Voici un récapitulatif des principaux points à prendre en compte lors de la rédaction de votre lettre d’annulation de stage :