Les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS) doivent obtenir un agrément pour pouvoir fonctionner. Cet agrément est délivré pour une durée déterminée, généralement 5 ans. À l’expiration de cette période, l’établissement ou service doit demander une extension d’agrément.
La demande d’extension d’agrément doit être adressée à l’autorité compétente, généralement le conseil départemental ou l’Agence régionale de santé (ARS). Elle doit être accompagnée d’un certain nombre de pièces justificatives, notamment :
- Un rapport d’activité
- Un projet d’établissement ou de service
- Un budget prévisionnel
Il est important de respecter les délais et les procédures prévus pour la demande d’extension d’agrément. En cas de retard ou d’omission, l’établissement ou service risque de voir son agrément expirer, ce qui peut entraîner sa fermeture.
Modèle de lettre pour demande d’extension d’agrément
Voici 9 points importants à prendre en compte lors de la rédaction d’une lettre de demande d’extension d’agrément :
- Objet : Extension d’agrément
- Nom de l’établissement ou service
- Numéro d’agrément
- Date d’expiration de l’agrément
- Type d’établissement ou service
- Nombre de places autorisées
- Public accueilli
- Territoire d’intervention
- Pièces justificatives à joindre
En respectant ces points, vous augmentez vos chances d’obtenir une extension d’agrément pour votre établissement ou service.
Objet : Extension d’agrément
- Définition
L’extension d’agrément est une procédure qui permet à un établissement ou à un service social ou médic-social (ESMS) de continuer à fonctionner au-delà de sa date d’agrément initiale. - Objectif
L’objectif de l’extension d’agrément est de garantir la continuité de l’offre de services aux usagers et de maintenir la qualité des prestations proposées. - Procédure
La procédure d’extension d’agrément doit être initiée par le gestionnaire de l’ESMS auprès de l’ARS (Agence régionale de sante) ou du département. - Délai
La demande d’extension d’agrément doit être déposée au moins 6 mois avant la date d’expiration de l’agrément initial.
Nom de l’établissement ou service
Dans la lettre de demande d’extension d’agrément, il est important de mentionner le nom exact de l’établissement ou du service concerné. Ce nom doit correspondre à celui figurant sur l’agrément initial.
Si l’établissement ou le service a subi un changement de nom depuis l’obtention de l’agrément initial, il convient de l’indiquer dans la lettre et de joindre une copie de la décision modificative du nom.
Il est également important de vérifier que le nom de l’établissement ou du service est correctement orthographié et qu’il ne comporte aucune erreur.
Enfin, il est recommandé d’utiliser le nom officiel de l’établissement ou du service, tel qu’il figure dans les documents officiels (statuts, règlement intérieur, etc.).
En prenant soin de mentionner correctement le nom de l’établissement ou du service dans la lettre de demande d’extension d’agrément, vous augmentez vos chances d’obtenir une extension d’agrément sans difficulté.
Numéro d’agrément
Le numéro d’agrément est un numéro unique attribué à chaque établissement ou service social ou médico-social (ESMS) lors de sa création. Ce numéro figure sur l’agrément initial et doit être mentionné dans la lettre de demande d’extension d’agrément.
Le numéro d’agrément permet d’identifier l’ESMS de manière précise et de suivre son activité. Il est donc important de le mentionner correctement dans la lettre de demande d’extension d’agrément.
Si l’ESMS a subi un changement de numéro d’agrément depuis l’obtention de l’agrément initial, il convient de l’indiquer dans la lettre et de joindre une copie de la décision modificative du numéro d’agrément.
Il est également important de vérifier que le numéro d’agrément est correctement orthographié et qu’il ne comporte aucune erreur.
En prenant soin de mentionner correctement le numéro d’agrément dans la lettre de demande d’extension d’agrément, vous facilitez le traitement de votre demande par l’autorité compétente.
Date d’expiration de l’agrément
La date d’expiration de l’agrément est la date à laquelle l’agrément initialement délivré à l’établissement ou service social ou médico-social (ESMS) arrive à échéance.
Cette date figure sur l’agrément initial et doit être mentionnée dans la lettre de demande d’extension d’agrément. Il est important de respecter les délais de demande d’extension d’agrément, qui varient selon les types d’ESMS.
En général, la demande d’extension d’agrément doit être déposée au moins 6 mois avant la date d’expiration de l’agrément initial. Il est recommandé de se renseigner auprès de l’autorité compétente (ARS ou département) pour connaître les délais exacts applicables à l’ESMS concerné.
Si la demande d’extension d’agrément est déposée après la date d’expiration de l’agrément initial, l’ESMS peut se voir dans l’obligation de suspendre son activité jusqu’à ce que l’extension d’agrément soit accordée.
En respectant les délais de demande d’extension d’agrément, vous évitez tout risque de suspension d’activité de l’ESMS et garantissez la continuité des services proposés aux usagers.
Type d’établissement ou service
Dans la lettre de demande d’extension d’agrément, il est important de mentionner le type d’établissement ou de service concerné. Il existe différents types d’ESMS, chacun ayant des caractéristiques et des missions spécifiques.
Voici quelques exemples de types d’ESMS :
- Établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD)
- Services de soins infirmiers à domicile (SSIAD)
- Centres d’accueil pour personnes handicapées (CAPH)
- Maisons d’accueil spécialisées (MAS)
- Foyers de vie
Il est important de bien identifier le type d’ESMS concerné, car cela permettra à l’autorité compétente de traiter la demande d’extension d’agrément de manière appropriée.
Si l’ESMS a subi un changement de type depuis l’obtention de l’agrément initial, il convient de l’indiquer dans la lettre et de joindre une copie de la décision modificative du type d’ESMS.
En prenant soin de mentionner correctement le type d’établissement ou de service dans la lettre de demande d’extension d’agrément, vous facilitez le traitement de votre demande par l’autorité compétente.
Nombre de places autorisées
Le nombre de places autorisées correspond au nombre maximum de personnes que l’établissement ou service social ou médico-social (ESMS) est autorisé à accueillir.
- Places autorisées par l’agrément initial
Il s’agit du nombre de places autorisées par l’agrément initial délivré à l’ESMS. - Demande d’augmentation du nombre de places
Dans la lettre de demande d’extension d’agrément, il est possible de demander une augmentation du nombre de places autorisées. Cette demande doit être motivée et justifiée par des éléments précis, tels que :- Une augmentation des besoins de la population desservie par l’ESMS
- La création de nouvelles places dans le cadre d’un projet de développement de l’ESMS
- Maintien du nombre de places autorisées
Si l’ESMS ne souhaite pas demander une augmentation du nombre de places autorisées, il doit l’indiquer dans la lettre de demande d’extension d’agrément. - Diminution du nombre de places autorisées
Dans certains cas, il peut être nécessaire de demander une diminution du nombre de places autorisées. Cette demande doit également être motivée et justifiée par des éléments précis, tels que :- Une diminution des besoins de la population desservie par l’ESMS
- La fermeture de certaines places dans le cadre d’une restructuration de l’ESMS
Il est important de bien justifier sa demande d’augmentation ou de diminution du nombre de places autorisées. Cela permettra à l’autorité compétente d’examiner la demande de manière éclairée et de prendre une décision en conséquence.
Public accueilli
Dans la lettre de demande d’extension d’agrément, il est important de préciser le public accueilli par l’établissement ou service social ou médico-social (ESMS). Il s’agit de décrire les caractéristiques des personnes prises en charge par l’ESMS.
Voici quelques exemples de caractéristiques du public accueilli :
- Âge
- Sexe
- Type de handicap
- Niveau de dépendance
- Situation sociale
Il est important de bien identifier le public accueilli, car cela permettra à l’autorité compétente de vérifier que l’ESMS dispose des moyens et des compétences nécessaires pour prendre en charge ce public.
Si le public accueilli a changé depuis l’obtention de l’agrément initial, il convient de l’indiquer dans la lettre et de joindre une copie de la décision modificative du public accueilli.
En prenant soin de bien décrire le public accueilli dans la lettre de demande d’extension d’agrément, vous facilitez le traitement de votre demande par l’autorité compétente.
Territoire d’intervention
Dans la lettre de demande d’extension d’agrément, il est important de préciser le territoire d’intervention de l’établissement ou service social ou médico-social (ESMS). Il s’agit de décrire la zone géographique dans laquelle l’ESMS est autorisé à exercer son activité.
Le territoire d’intervention peut être défini de différentes manières :
- Commune
- Canton
- Département
- Région
- Territoire national
Il est important de bien délimiter le territoire d’intervention, car cela permettra à l’autorité compétente de vérifier que l’ESMS répond aux besoins de la population de ce territoire.
Si le territoire d’intervention a changé depuis l’obtention de l’agrément initial, il convient de l’indiquer dans la lettre et de joindre une copie de la décision modificative du territoire d’intervention.
En prenant soin de bien décrire le territoire d’intervention dans la lettre de demande d’extension d’agrément, vous facilitez le traitement de votre demande par l’autorité compétente.
Pièces justificatives à joindre
À la lettre de demande d’extension d’agrément, il est nécessaire de joindre un certain nombre de pièces justificatives. Ces pièces permettent à l’autorité compétente d’instruire la demande et de vérifier que l’établissement ou service social ou médico-social (ESMS) remplit toujours les conditions pour bénéficier de l’agrément.
- Rapport d’activité
Le rapport d’activité est un document qui décrit l’activité de l’ESMS au cours de la période écoulée depuis l’obtention de l’agrément initial. Il doit notamment comporter des informations sur :- Le nombre de personnes accueillies
- Les types de prestations fournies
- Les résultats obtenus
- Les difficultés rencontrées
- Projet d’établissement ou de service
Le projet d’établissement ou de service est un document qui décrit les objectifs et les moyens d’action de l’ESMS pour les années à venir. Il doit notamment comporter des informations sur :- Les orientations stratégiques
- Les actions à mettre en œuvre
- Les moyens humains et matériels nécessaires
- Budget prévisionnel
Le budget prévisionnel est un document qui présente les prévisions de recettes et de dépenses de l’ESMS pour l’année à venir. Il doit notamment comporter des informations sur :- Les sources de financement
- Les charges de fonctionnement
- Les investissements prévus
- Autres pièces justificatives
En fonction du type d’ESMS et des spécificités de la demande d’extension d’agrément, d’autres pièces justificatives peuvent être demandées, telles que :- Une copie des statuts de l’ESMS
- Une copie du règlement intérieur de l’ESMS
- Une attestation d’assurance
Il est important de joindre toutes les pièces justificatives demandées à la lettre de demande d’extension d’agrément. Cela permettra à l’autorité compétente de traiter la demande dans les meilleurs délais.
FAQ
Voici quelques questions fréquemment posées sur la demande d’extension d’agrément pour un établissement ou service social ou médico-social (ESMS) :
Question 1 : Quels sont les délais pour déposer une demande d’extension d’agrément ?
Réponse : La demande d’extension d’agrément doit être déposée au moins 6 mois avant la date d’expiration de l’agrément initial.
Question 2 : Quels sont les documents à joindre à la demande d’extension d’agrément ?
Réponse : Les documents à joindre sont notamment : un rapport d’activité, un projet d’établissement ou de service, un budget prévisionnel, et toute autre pièce justificative demandée par l’autorité compétente.
Question 3 : Comment l’autorité compétente traite-t-elle les demandes d’extension d’agrément ?
Réponse : L’autorité compétente examine la demande d’extension d’agrément et les pièces justificatives fournies. Elle peut demander des informations complémentaires ou effectuer une visite de l’ESMS. Elle prend ensuite une décision d’accorder ou de refuser l’extension d’agrément.
Question 4 : Que se passe-t-il si la demande d’extension d’agrément est rejetée ?
Réponse : Si la demande d’extension d’agrément est rejetée, l’ESMS peut contester cette décision en saisissant la commission de recours contre les décisions de refus d’agrément ou d’extension d’agrément.
Question 5 : Combien de temps faut-il pour obtenir une extension d’agrément ?
Réponse : Le délai de traitement d’une demande d’extension d’agrément varie en fonction de la complexité de la demande et du nombre de demandes à traiter par l’autorité compétente.
Question 6 : Peut-on demander une extension d’agrément pour un ESMS qui a fermé ses portes ?
Réponse : Non, il n’est pas possible de demander une extension d’agrément pour un ESMS qui a fermé ses portes. L’ESMS doit avoir maintenu son activité tout au long de la période d’agrément pour pouvoir prétendre à une extension d’agrément.
En cas de questions supplémentaires, il est recommandé de se rapprocher de l’autorité compétente (ARS ou département) pour obtenir des informations précises et actualisées.
Tips
Voici quelques conseils pour réussir votre demande d’extension d’agrément :
Tip 1 : Préparez votre demande suffisamment à l’avance
Cela vous permettra de rassembler tous les documents nécessaires et de rédiger une lettre de demande claire et concise.
Tip 2 : Soyez précis et complet dans votre demande
Indiquez clairement le nom de l’ESMS, son numéro d’agrément, sa date d’expiration, le type d’ESMS, le nombre de places autorisées, le public accueilli, le territoire d’intervention et les pièces justificatives jointes.
Tip 3 : Justifiez votre demande
Si vous demandez une augmentation ou une diminution du nombre de places autorisées, ou si vous modifiez le public accueilli ou le territoire d’intervention, expliquez les raisons de ces changements.
Tip 4 : Vérifiez attentivement votre demande avant de l’envoyer
Assurez-vous qu’elle est complète, précise et exempte d’erreurs. Une demande bien rédigée et bien présentée augmentera vos chances d’obtenir une extension d’agrément.
En suivant ces conseils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir une extension d’agrément pour votre ESMS.
Conclusion
La lettre de demandent d’ extension d’ агременг est un document important pour le fonctionnement des etablissement ou service social ou medico-socil. La redaction d’une lettre de demandent d’ extension d’аgrement de quality necessite la maitrise de certain regles de formes et de contenus.
En suivant les conseils presentes ci-dessus, vous mettez toute les chance de votre cotes pour obtenir une extension d’аgrement pour votre etablissement ou service.
Cependant, en cas de questions ou de difficultes particuliere, il est recommande de faire appel a un professionnel qui vous accompagnera dans la redaction de votre demandent d’ extension d’аgrement.
