Introduction
Demander un rendez-vous par mail peut être un peu intimidant, mais c’est une compétence très utile à maîtriser. Qu’il s’agisse de demander à votre professeur une réunion supplémentaire pour discuter de votre projet, de demander à votre patron une réunion pour discuter de votre rémunération ou de demander à un partenaire potentiel une entrevue pour discuter de votre offre de services, la capacité de demander un rendez-vous par mail est cruciale pour votre succès. Heureusement, c’est assez simple à apprendre. Dans cet article, nous allons vous montrer comment écrire une demande de rendez-vous par mail et vous donner des exemples pour vous aider à démarrer.
Établissez un But
Avant d’écrire votre demande de rendez-vous par mail, vous devez vous poser quelques questions importantes. Quelle est la raison de votre demande ? Quels sont les objectifs que vous espérez atteindre ? Les réponses à ces questions formeront la base de votre demande de rendez-vous. Une fois que vous connaissez le but de votre demande, vous pouvez passer à l’étape suivante.
Trouvez un Moment Pratique
Une fois que vous avez établi un but pour votre demande, vous devez trouver un créneau horaire qui convient à la personne à qui vous envoyez votre demande. Si vous êtes en relation avec la personne depuis un certain temps, vous aurez peut-être une idée générale de ce qui fonctionne pour elle. Si vous n’avez pas de connexion précédente, essayez de trouver une fenêtre de temps qui convient à votre horaire et à celui de la personne à qui vous envoyez votre demande.
Assurez-vous de Respecter les Bonnes Manières
Lorsque vous envoyez une demande de rendez-vous par mail, vous devez vous assurer de respecter les bonnes manières. Soyez poli et courtois. Utilisez une langue professionnelle et formelle. Ne soyez pas trop direct ou pressant. Ne faites pas de suppositions ou de demandes arrogantes. Et, bien sûr, évitez les fautes d’orthographe et de grammaire.
Rédiger le Corps du Message
Une fois que vous avez pris les étapes précédentes, vous pouvez passer à la partie la plus importante de votre demande de rendez-vous par mail : le corps du message. Dans le corps du message, vous devez expliquer clairement le but de votre demande et la raison pour laquelle vous souhaitez rencontrer la personne. Si vous le pouvez, essayez de fournir des détails supplémentaires qui aideront la personne à comprendre l’objectif de votre demande. N’oubliez pas d’inclure les informations de contact que vous souhaitez que la personne utilise pour vous contacter.
Inclure des Options
Lorsque vous envoyez votre demande de rendez-vous par mail, vous devriez toujours inclure plusieurs options de date et d’heure. Cela montrera à la personne à qui vous envoyez votre demande que vous êtes flexible et prêt à travailler avec ses horaires. Assurez-vous également d’inclure un lien vers un calendrier en ligne que la personne peut utiliser pour sélectionner la date et l’heure qui lui conviennent le mieux.
Réviser et Envoyer
Une fois que vous avez terminé de rédiger votre demande de rendez-vous par mail, vous devez prendre le temps de la relire attentivement. Assurez-vous d’avoir inclus toutes les informations pertinentes et qu’il n’y a pas de fautes d’orthographe ou de grammaire. Une fois que vous êtes satisfait de votre demande, vous pouvez l’envoyer à la personne à qui vous l’avez adressée.
Exemples de Demande de Rendez-Vous Par Mail
Exemple 1
Cher M. Smith,
Je m’appelle Jane Doe et je suis un étudiant à l’Université XYZ. Je vous écris pour vous demander un rendez-vous pour discuter de mon projet de recherche. Je souhaite mettre en place un système de collecte de données afin d’analyser les tendances des médias sociaux pour les entreprises.
Je vous serais reconnaissant si vous pouviez me consacrer une heure de votre temps pour discuter de mon projet. Je suis disponible n’importe quel jour de la semaine entre 9 heures et 17 heures. Veuillez trouver ci-joint un lien vers mon calendrier en ligne, où vous pourrez sélectionner une date et une heure qui vous conviennent.
Je vous remercie de votre temps et je me réjouis de notre rencontre.
Cordialement,
[Votre Nom]
Exemple 2
Cher Mme Jones,
Je m’appelle John Doe et je suis un consultant en marketing. J’ai entendu beaucoup de bien sur votre entreprise et je vous écris pour vous demander un rendez-vous afin de discuter de la façon dont je peux vous aider à atteindre vos objectifs de marketing.
Je serais heureux de vous rencontrer à votre convenance. Je suis disponible n’importe quel jour de la semaine entre 10 heures et 16 heures. Veuillez trouver ci-joint un lien vers mon calendrier en ligne, où vous pourrez sélectionner une date et une heure qui vous conviennent.
Je vous remercie de votre temps et je me réjouis de notre rencontre.
Cordialement,
[Votre Nom]
Exemple 3
Cher M. Brown,
Je m’appelle Sarah Doe et je suis un développeur Web indépendant. J’ai entendu parler de votre entreprise et je vous écris pour vous demander un rendez-vous pour discuter de la façon dont je peux vous aider à développer votre site Web.
Je serais heureux de vous rencontrer à votre convenance. Je suis disponible n’importe quel jour de la semaine entre 10 heures et 16 heures. Veuillez trouver ci-joint un lien vers mon calendrier en ligne, où vous pourrez sélectionner une date et une heure qui vous conviennent.
Je vous remercie de votre temps et je me réjouis de notre rencontre.
Cordialement,
[Votre Nom]
Conclusion
Demander un rendez-vous par mail peut être un peu intimidant, mais c’est une compétence très utile à maîtriser. Avec un peu de pratique et en suivant quelques étapes simples, vous pouvez envoyer une demande de rendez-vous par mail professionnelle et bien formulée. N’oubliez pas de vous assurer que votre demande est claire, précise et respectueuse, et assurez-vous d’inclure plusieurs options de date et d’heure pour montrer que vous êtes flexible et prêt à travailler avec les horaires de la personne à qui vous envoyez votre demande. Avec un peu de préparation et d’auto-discipline, vous serez bientôt un maître dans l’art de demander un rendez-vous par mail.
